Mala-direta no BrOffice em 03:49seg ; )
Olá a tod@s,
Em nossos treinamentos sempre ouvimos as pessoas falarem que Mala Direta e Envelope no Writer (Editor de Textos do BrOffice) é muito complicado.
Decidimos então disponibilizar este tutorial para provar que podemos fazer uma Etiqueta ou Mala Direta em menos de 05 minutos. Preparado?… então vamos lá:
Fonte de Dados – Catálogo de Endereços
Para criar um Envelope ou uma Mala Direta, é aconselhável você já ter uma Fonte de Dados . Uma Fonte de Dados é um arquivo que será usado para inserir as informações que você deseja. Este arquivo pode ser um arquivo de banco de dados, uma tabela ou uma planilha.
Abra o Calc (programa de planilha) e digite como mostrado a seguir:
Feito a digitação, devemos salvar o nosso arquivo. Clique no Menu Arquivo/ Salvar. Salve o mesmo na Área de Trabalho (Desktop). O nome do arquivo será: Fonte “seu nome”. Feche o Calc.
Envelope
Existem diversas maneiras de criar um Envelope. Vamos mostrar uma que acreditamos ser bem simples em relação as demais. Clique no Menu Inserir/ Envelope. Veja a seguir:
Preencha as informações sobre o Remetente.
Clique na Guia Formato. Nesta guia devemos indicar o tamanho do envelope que iremos usar. Se o tamanho não estiver claro ou não tem uma referência do tamanho, messa com uma régua o seu envelope. E na caixa Formato, coloque Definido pelo usuário. Depois, indique a Largura e a Altura do envelope. Veja a seguir:
Entretanto no nosso caso, vamos usar o Formato: Env. 6 ¾ (ou outro de sua escolha).
Clique na Guia Impressora. Nesta guia devemos informar a posição que o envelope será inserida na impressora. Veja a seguir:
Em Orientação do envelope escolha o “último” e a opção Imprimir de cima.
Agora você pode escolher entre:
- Novo doc.: Será criado um novo documento “base” com as características de envelope.
- Inserir: Irá criar um novo documento “base” com as características de envelope porém, este ainda irá disponibilizar páginas no seu formato padrão para que você possa digitar o conteúdo da carta que será colocada no envelope criado. Neste caso, você terá a carta com o conteúdo e o envelope no mesmo documento depois que você salvá-lo.
No nosso caso, escolha: Novo doc. Veja a seguir:
Observe que o envelope possui as características que você indicou para o Remetente, entretanto, os campos do Destinatário não estão disponíveis.
Clique dentro do pequeno retângulo que aparece no envelope de forma a deixar o cursor de texto piscando dentro dele.
Se só conseguir selecionar – aparece alguns quadrados verdes ao redor do retângulo, pressione a Tecla de Função F2.
Clique no Menu Inserir/ Campos/ Outros. Feito isto, clique na Guia Banco de Dados. Veja a seguir:
Temos que indicar ao Writer onde está a Fonte de Dados. Clique no Botão Procurar. Na janela que surge, indique o local de sua Fonte de Dados “seu nome”. Feito isto clique em Abrir. Veja a seguir:
Clique duas vezes em Fonte de Dados “seu nome”. Irá aparecer Planilha1. Clique duas vezes sobre Planilha1 e em seguida duas vezes em cada campo (Nome, Endereço e Bairro). Feito isto, clique em Fechar. Veja a seguir:
Agora clique entre cada um dos campos e pressione Enter para que fiquem um abaixo do outro. Veja a seguir:
Vamos mudar os campos do Destinatário para os reais nomes que cadastramos em nossa Fonte de Dados. Para isto, pressione a Tecla de Função F4. Veja a seguir:
Agora vamos obter os envelopes separadamente. Para isto clique no Botão Mala direta que esta destacado na figura acima. Veja a seguir:
No passo 1, deixe marcado Utilizar o documento atual. Clique em Próximo. Veja a seguir:
No passo 2, deixe marcado Carta. Clique em Próximo. Veja a seguir:
No passo 3, novamente clique em Próximo. Veja a seguir:
No passo 4, podemos inserir uma saudação ou não junto ao Destinatário. No nosso caso, apenas clique no Botão Próximo. Veja a seguir:
Observe que o passo 5 não foi executado – não há problema quanto a isto.
No passo 6, podemos clicar no Botão Editar documento para ajustar as caixas do Remetente e do Destinatário caso haja necessidade disto. Para voltar à janela do passo 6, basta clicar no Botão Retornar ao Assistente de mala direta. Clique em Próximo. Veja a seguir:
No passo 7, podemos clicar no Botão Editar documento individual para que possamos personalizar um determinado envelope como por exemplo fazer ajustes no nome, endereço, etc. Já na caixa Procurar por, podemos digitar um termo que desejamos localizar dentro dos dados digitados no envelope como por exemplo procurar por um nome, endereço, etc. Clique em Próximo. Veja a seguir:
Este passo oferece diversas opções:
- Salvar documento inicial: Salva o documento inicial que contém os campos de banco de dados.
- Salvar documentos mesclados: Salva cada um dos envelopes em documento separados ou não, pois abrirá opções nas quais podemos escolher quais envelopes (destinatários) desejamos salvar.
- Botão Salvar documentos: Salva os documentos seguindo as opções escolhidas anteriormente.
- Imprimir documento mesclado: Imprime a saída de todos os destinatários ou de alguns deles.
- Enviar documento mesclado como e-mail: Envia a saída como mensagens de e-mail para todos os destinatários.
Clique na opção Salvar documentos mesclados. Feito isto clique em Salvar documento único. Depois em Salvar documentos. Salve com o nome de Fonte de dados mesclados “seu nome”.
Clique em Concluir.
Provavelmente irá aparecer um documento com todos os envelopes. Mas tenha atenção, pois este não é o que você salvou. Se for o caso, feche este documento sem salvar e abra o arquivo Fonte de dados mesclados “seu nome”. Feito isto basta imprimir.
O documento que você gerou os envelopes também poderá não estar salvo. Se desejar, salve-o com o nome Fonte de dados matriz “seu nome”. Este será útil quando desejar atualizar algo neste envelope.
Mala Direta
Quando temos a necessidade de escrever um mesmo documento e este ser entregue para diversas pessoas, fazemos uso de uma Mala Direta.
Para isto, vamos precisar de uma Fonte de Dados e você pode aproveitar a que criamos para o Envelope.
É melhor você já ter o texto da carta digitada para a criação da Mala Direta.
Clique no local onde deseja inserir os campos da Mala Direta (Nome. sobrenome e endereço). Repita a inserção destes campos da mesma forma que inseriu estes no Envelope.
Clique no Menu Ferramentas/ Assistente de Mala Direta. Veja a seguir:
Algo familiar?… Isso mesmo. A única diferença na criação de um Envelope e Mala Direta é que no caso da Mala Direta você já inicia no Menu Ferramentas/ Assistente de Mala Direta. E o Envelope, no Menu Inserir/ Envelope.
Depois de ter criado a sua Fonte de Dados fica fácil criar a sua Mala Direta, pois a única coisa que iremos “demorar” é inserir os campos. Feito isto é iniciar o Assistente de Mala Direta e ir clicando no Botão Próximo.
Então, você acha que irá demorar mais do que 03:49seg para concuir a sua Mala Direta agora? Lembre-se de que o tempo deve ser contado somente quando você for inserir os campos da Fonte de Dados.
